Pengelolaan Arsip Inaktif Pada Dinas Komunikasi Dan Informatika Kabupaten Padang Lawas Utara

Abstract

Berdasarkan observasi yang dilakukan menunjukkan bahwa pengelolaan arsip inaktif di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Padang Lawas Utara masih belum memadai. Ada beberapa hal yang menyebabkan pengelolaan arsip inaktif belum memadai yaitu salah satunya adalah fasilitas penyimpanan arsip inaktif berupa ruang penyimpanan belum memenuhi standar. Selain fasilitas yang belum memenuhi standar dan jumlahnya yang belum memadai, dalam pengelolaan arsip inaktif tentunya diperlukan teknologi untuk menyimpan arsip inaktif yang ada. keberadaan teknologi ini akan mempermudah pencarian ketika dibutuhkan.Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif dan untuk mengetahui hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif pada Diskominfo Kabupaten Padang Lawas Utara. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini diambil informan kunci dan informan pendukung.

Hasil penelitian menunjukkan:1) Dalam pengelolaan arsip inaktif pada Diskominfo Kabupaten Padang Lawas Utara diperoleh informasi bahwa pencatatan alur surat masuk maupun surat keluar sudah sangat baik; Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor yang berupa NIP sesuai dengan aturan Badan Kepegawaian Negara (BKN); Azas penyimpanan arsip yang digunakan memakai azas sentralisasi-desentralisasi; Peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip belum sepenuhnya memadai baik dari kualitas maupun kuantitas; Petugas kearsipan tidak ada hanya dikelola oleh pegawai Diskominfo saja; Lingkungan kerja khususnya tempat penyimpanan arsip masih kurang optimal; Pengamanan dan pemeliharaan arsip sudah cukup baik; Pelayanan arsip berupa peminjaman arsip sudah sesuai dengan prosedur peminjaman; Penyusutan hanya sebatas memindahkan arsip aktif dan inaktif ke tempat penyimpanan serta belum pernah  dilakukan pemusnahan; 2) Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Inaktif pada Diskominfo Kabupaten Padang Lawas Utara, antara lain: Tempat penyimpanan arsip lokasinya jauh dari kantor; Ruangan penyimpanan arsip tidak dilengkapi dengan AC dan alat pengukur suhu; Fasilitas kearsipan seperti peralatan dan perlengkapan kearsipan masih belum lengkap.